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發表時間:2019-06-10 00:00

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         一、OA選型過程

    • 2017年為了解決街道辦事處內部行政公職人員的辦公自動化,無紙化,移動化,提高工作效率,明確辦文責任,黨政會議召開及時通知,紙質簽批不便,保存不便和倒查找困難等問題,經過街道領導班子研究決定更換現有的OA系統,由于現有的OA系統是多年前搭建,無法滿足現在的無紙化辦文,移動辦文,平板辦文要求。

    • 街道綜合管理辦委托外包維護公司助力邀請多家廠商演示,通達、金和、致遠等OA廠商的銷售人員到本單位演示相關產品。經過街道領導班子通過對幾家OA廠商的考察,因通達OA流程設置簡單快捷、移動辦方便實用,菜單易于調整維護、性價比高等優點,獲得了領導班子和綜合管理辦的認可。  

    • 、通達OA應用情況

    • 街道辦2017年09月正式啟用OA,由原來的100用戶版本,經過中間升級到完美版,現在使用的功能??橛?,個人事務???,短信管理???,傳閱管理,會議管理,行政辦公等功能,其中短信管理是有原來的手機短信發送調整菜單和功能而來,并未修改過任務代碼,傳閱管理,經過工作流??櫚髡杓貧?,也未修改過代碼,會議管理是有原來的公告通知調整而來,經過簡單,簡易的菜單調整即可構建一套真實貼近客戶的需求,滿足業務需求。

    • 、通達OA的功能應用舉例

      3.1、個人事務-內部郵件通知和記錄。

    • 街道辦以前的系統沒有內部郵件和內部事務提醒,任何記錄的事務提醒,不方便留存,都是經過導出保持,經過使用通達的內部郵件,可以很好的保留行政綜合人事科的行政通知相關,上級行政機關的評選等通知,列舉截圖。

    • 3.2、短信管理-短信發送和行政事務通知


      行政單位,事務,行政事務臨時通知比較多,且頻繁。既要接受好上級的行政機關的信息,也要做好本街道和管轄區域的及時通知,管轄社區有6個行政服務中心,3個行政社區,一個派出所,多個辦公地點。手機短信的模式無法適應,短信頻發和短信內容數字多需求,經過廠商的努力改進短信網關模式,增大短信內容量,增到至255個字符。完全滿足業務的需求,使用效果很好。


    • 3.3、傳閱管理

      全面提升辦文效率,實現無紙化,移動化辦公,規范化的操作流程;解鎖綜合辦公文簽閱,簽批的時限和空間的限制;改變工作方式,由原來的公文轉發人員到處去各領導班子等簽閱,碰簽閱,催簽閱;改用通達的OA辦公系統,只需在電腦,手機,平板上完成轉發,時刻關注簽閱進程,不怕錯過,遺落,大大提升了辦公文件的簽閱,并且可以隨時新增業務流程和調整表單。


    • 3.3.1、文件處理表;

    • 流程的設計采用,強制后綴輸入方式,方便后續的辦文查詢和關鍵字搜索。

    • 同時為了方便操作解決單位的公文多而且頻繁的問題,解決辦公工作人員輸入量大的問題,通達OA支持相近流程整單回填的模式,大大節省工作辦文的擬稿輸入和編寫

    • 同時會簽意見區不同的事務由不同的領導簽閱,有些事務簽閱有前后順序的,設計流程采用有主辦審批和無主辦會簽模式結合。

    • 3.3.2、部分流程和表單

    • 3.4、會議管理

      • 由原來的公告通知經過調整菜單改變而來,為滿足客戶的會議單獨通知和繼承原先操作習慣,同時管理出席名單的調整,開放使用權限到部門管理員公文接受人員,當發布通知后可以自行修改參會人員。


    • 3.5、移動辦公,精靈使用,平板審批,使用上手機端辦公,方便,隨時可查,可辦,可簽閱


    • 、管理效率應用效果

        • 從新湖街道辦掛牌成立之初,領導班子一直在探索更為高效的辦公方式;更合適街道行政服務單位職能,為企業提供高效的公文審批辦理,為企業轉型升級助力;為社區,服務中心站點提供基礎的社會資源;

        • 街道辦是維護社會穩定的基層單位組織;街道下設組織機構多,管理難度大,維護穩定壓力大;街道管轄分辦有11個,社區服務中心有6個,基層社區3個,派出所1個。面對如此多的組織和單位,每個單位都涉及到居民民生,民生無小事;領導班子一直要求街道辦的工作都是服務于民,為企業助力,實現轉型升級,為實現十九大報告,到2020全面建成小康社會提供基礎保障。

        • 提高辦公效率,優化辦文審批流程,今年領導班子的重點信息化建設,辦公審批流程化,無紙化,移動化,安全化,同時很好的執行上級行政單位的上傳下達目的,使用效果明顯,及時轉發上級單位的發文,布告,政策,決策,為行政深化改革提供技術支持;采用通達的OA的原型,經過實施整理,完全定制了權限的菜單和界面,現在完全可以滿足我們的需求,并且實現辦公的無紙化,移動化,流程規范化,安全化,辦文效率提升明顯。


文章分類: IT服務業政府機構
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